기록보존자료관리 과제 레포트 - 기록물을 선별하고 평가하고 장기보존하기 위한 각 기관의 노력에 대해 본인의 생각 서술하시오

I. 서론

문서철 겉면에 보존기간 5년이라는 표시가 붙었다고 해서 다섯 해 뒤 자동으로 사라지는 것은 아니다. 폐기할 때가 되면 생산 부서와 기록관이 다시 가치를 따지고, 기록물평가심의회의 심의를 거친다. 버튼 하나로 지우는 일과는 거리가 멀다. 기록은 남겨도 비용이 들고 버려도 책임이 남는다. 어느 기관이 무엇을 생산했으며 누가 어떤 근거로 보존기간을 정했는지 기록되지 않으면, 미래의 연구자는 정책 결정의 빈자리를 복원할 길이 없다. 선별과 평가는 창고 정리가 아니라 공공기관이 설명 책임의 범위를 정하는 행위다.

II. 본론

1) 남길 기록을 정하는 책임

공공기록물 관리에 관한 법률은 공공기관이 업무와 관련한 기록물을 생산하고 관리할 의무를 둔다. 기록관리기준표는 기관의 기능과 단위과제를 연결하고 보존기간을 미리 정하는 틀이다. 업무가 시작될 때부터 기록의 생애를 설계한다는 뜻이다. 보존기간은 1년, 3년, 5년, 10년, 30년, 준영구, 영구로 나뉘며 행정적 쓰임과 증거 가치, 역사적 의미를 함께 따진다. 같은 제목의 회의자료라도 정책을 확정한 원본과 참석 안내 사본의 가치는 같지 않다. 제목만 훑어서는 판단하기 어렵고, 그 기록이 어느 기능에서 생겼으며 다른 기록과 어떤 관계를 맺는지 확인해야 한다.

처리과는 업무 맥락을 가장 잘 안다. 회의가 왜 열렸고 초안이 어느 결재에서 바뀌었는지, 시스템에 남은 파일 가운데 어느 것이 최종본인지 설명할 사람도 현업 담당자다. 기록관은 부서별 판단을 기관 전체 기준으로 맞추고 법정 절차가 빠지지 않게 한다. 영구기록물관리기관은 여러 기관에서 넘어온 자료를 넓은 사회의 기억 속에서 평가한다. 세 주체가 차례만 지키면 충분하다는 오해가 있다. 실제로는 생산 단계의 설명이 빈약하면 뒤 단계의 전문가는 파일명과 결재 정보만 보고 가치를 추정하게 된다. 기록 생산자가 등록할 때 업무 목적과 관련 사업을 정확히 적는 작은 수고가 수십 년 뒤 선별의 질을 좌우한다.

국가기록원의 기록관리기준표를 보면 법령 개정 기록은 영구, 중장기 정책 계획은 30년, 교육 지원 업무는 10년처럼 기능에 따라 다른 기간이 매겨진다. 기간만 읽으면 정답처럼 느껴지지만 기준표는 현실 변화를 따라 개정되어야 한다. 조직 이름이 바뀌고 같은 사업이 다른 부서로 옮겨가면 기록 연결이 끊기기 쉽다. 새 사업이 기존 단위과제 아래 억지로 들어가면 보존기간도 어긋난다. 기관은 해마다 조직 개편표와 업무분장, 예산 사업을 대조해 누락된 기능을 찾아야 한다. 기록전문요원이 혼자 모든 부서의 일을 알 수 없으므로 처리과 담당자와 짧은 면담을 정례화하는 편이 정확하다. 서류 한 장을 더 받기보다 업무 흐름을 묻는 20분이 값질 때가 많다.