대학도서관운영론 과제 레포트 - 대학도서관의 팀제 도입 필요성 설명 및 동기 유발 방법 설명하시오.

I. 서론

학생이 학위논문의 원문을 찾다가 접속 오류를 만났다. 예전 조직이라면 참고봉사 담당자가 전산 담당자에게 넘기고, 전산 담당자는 구독 담당자에게 계약 범위를 묻는다. 학생은 같은 설명을 세 번 해야 했다. 질문 하나가 부서표를 따라 여행하는 동안 제출 마감은 가까워진다. 대학도서관의 팀제는 직급 이름을 팀장으로 바꾸는 일이 아니다. 이용자 과업을 중심에 두고 필요한 지식과 결정 권한을 한곳에 모으는 조직 설계다. 제대로 운영되면 협업 속도가 빨라지지만 권한과 평가가 예전대로라면 회의만 늘어난다.

II. 본론

1) 부서 경계를 넘는 이용자 질문

전통적인 대학도서관은 수서, 정리, 대출, 참고처럼 자료가 이동하는 단계에 따라 부서를 나누었다. 종이책 중심 환경에서는 숙련을 쌓고 책임 범위를 밝히는 데 알맞았다. 전자저널 문제 하나에는 계약 조건, 인증 시스템, 학과 수요와 이용교육이 동시에 걸린다. 연구데이터 지원에는 메타데이터와 저장소, 윤리 심의 지식이 겹친다. 기능별 부서가 차례로 처리하면 정보가 빠지고 책임이 뒤로 밀린다. 여러 능력을 가진 소수 인력이 같은 목표와 일정 아래 움직이는 팀이 필요한 까닭이다. 팀은 문제 해결이 끝나면 구성을 바꿀 수 있어 고정 부서보다 환경 변화에 빠르게 대응한다.

팀제의 또 다른 이점은 현장 판단을 앞당기는 데 있다. 이용자와 대화한 사서가 작은 수정에도 여러 결재선을 거치면 서비스는 늦어진다. 팀에게 예산 일부와 일정 조정 권한을 주면 검색 안내문이나 교육 시간을 곧바로 고칠 수 있다. 권한에는 성과 책임이 붙는다. 팀은 목표와 근거를 공개하고, 결정이 기대와 달랐을 때 수정 내역을 남겨야 한다. 자율을 방임으로 오해하면 팀마다 서로 다른 규칙이 생긴다. 개인정보나 저작권처럼 공통 위험에는 도서관 전체 기준을 두고, 서비스 실험의 세부는 팀이 정하는 경계가 필요하다.

국내 대학도서관의 팀제 운영을 조사한 연구는 2000년 무렵 이미 14개 사립대학교 도서관의 팀 조직 뒤 사서 만족을 다뤘고, 2004년 연구에서는 팀제를 시행하는 4년제 대학도서관 직원을 조사했다. 오래된 논의인데도 같은 문제가 반복되는 까닭은 조직도만 바꾸기 쉬워서다. 기존 계장을 팀장이라 부르고 결재 권한과 업무분장을 그대로 두면 구성원은 새 명칭을 번역하는 일만 늘어난다. 팀 수가 줄었다고 계층이 자동으로 낮아지지도 않는다. 팀장이 모든 사안을 승인하면 숨은 계층이 살아 있다. 회의에서 의견을 물어도 결정 근거를 공유하지 않으면 참여는 의식에 머문다.

팀을 구성할 때는 사람 수보다 과업의 경계를 먼저 정해야 한다. 연구지원팀이라면 교수 연구상담부터 학술지 출판과 데이터 관리 중 어디까지 맡는지 밝힌다. 상시 팀은 반복 서비스와 관계 축적에 알맞고, 프로젝트 팀은 홈페이지 개편이나 공간 재구성처럼 종료 시점이 있는 일에 맞는다. 한 사람이 여러 팀에 들어가면 연결은 좋아지지만 일정 충돌이 생긴다. 소속별 업무 비중을 주 단위 시간으로 표시하고 팀장끼리 우선순위를 합의해야 한다. 모두의 일은 쉽게 아무의 일도 아니게 된다. 공동 책임을 강조하더라도 최종 결정자와 기록 담당자를 정해 두어야 이용자에게 답할 사람이 남는다.

2) 이름만 팀인 조직의 함정